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Guida allo smart working: consigli utili e i migliori strumenti

Il nostro mondo degli affari moderno sta diventando sempre più flessibile e digitale. Pertanto, lo smart working gioca un ruolo importante nella vita di molti di noi.

Per alcuni, lavorare da remoto fa già parte della loro vita lavorativa. Per altri è una soluzione inevitabile e improvvisa derivante dall'epidemia di coronavirus che ci costringe a restare a casa.

In un modo o nell'altro, lavorare da casa può rivelare alcune grandi possibilità per il tuo stile di lavoro: uno spazio di lavoro totalmente personalizzabile realizzato in base alle tue esigenze e idee personali. Molti credono che potresti persino guadagnare di più al giorno lavorando da casa che in ufficio.

Per raggiungere questo livello di produttività, tuttavia, è necessario un certo livello di autodisciplina, organizzazione e trasparenza.

Parte prima: layout e attrezzature

Affinché il tuo smart working sia più efficiente, è essenziale pensare a dove e come farlo prima di iniziare.

1.Il posto giusto

Il primo compito importante che dovrai svolgere quando lavori da casa è trovare il posto giusto nella tua casa. L'ambiente in cui scegli di lavorare è l'aspetto chiave della tua produttività. Questo è il motivo per cui dovresti sceglierlo con attenzione.

L'opzione migliore ovviamente è avere una stanza dedicata, dove puoi ritirarti facilmente chiudendo la porta dietro di te. Tuttavia, non tutti hanno una stanza separata da utilizzare come studio. In questo caso, scegli un punto in casa che sia:

  • tranquillo e dove durante il giorno si sente solo poco traffico

  • vicino al router Internet, garantendo una connessione veloce

  • vicino a una fonte di luce naturale.

Se possibile, scegli un posto vicino a una finestra. La luce naturale è essenziale per la produttività e la motivazione. Aiuta anche a creare positività e riduce lo stress. La luce naturale ci fa anche sentire più svegli.

Evita di avere la finestra sul retro a causa dei fastidiosi riflessi che poi probabilmente appariranno sullo schermo. Ma dovresti anche evitare di averlo di fronte: il contrasto di luminosità tra l'ambiente esterno e il monitor può causare mal di testa.

Idealmente, il tuo posto di lavoro dovrebbe essere proprio accanto alla finestra. Scegli una stanza con vista sul giardino o una strada tranquilla piuttosto che vicino a una strada trafficata per evitare distrazioni e il rumore del traffico.

Infine, non importa quanto sia grande lo spazio in cui scegli di lavorare. Se è limitato, puoi provare a spostarlo e includere anche scaffali per avere una superficie più grande su cui lavorare.

2. La scelta di mobili confortevoli

Un semplice tavolo e una sedia da cucina non costituiscono uno spazio di lavoro adatto. Una corretta postura durante il lavoro è importante per evitare problemi alla schiena e mal di testa, dolori che possono rallentarci nel lavoro.

Non scegliere mobili a causa del prezzo economico per la tua workstation smart working. Prima di effettuare un acquisto, leggi le recensioni dei clienti (poiché non si tratta di acquisti economici).

Idealmente, la tua sedia dovrebbe avere i braccioli. L'altezza e la rigidità dello schienale dovrebbero essere personalizzabili per supportare perfettamente la colonna vertebrale.

Allo stesso modo, la scrivania dovrebbe consentirti di regolare l'altezza per lavorare stando in piedi (in alternativa potresti usare una scrivania in piedi).

Inoltre, un poggiapiedi e un poggiapolsi possono aiutare ad alleviare la tensione a fianchi e spalle.

3. Attrezzatura

Idealmente, l'azienda per cui lavori dovrebbe fornirti tutti gli strumenti e le attrezzature di cui hai bisogno per svolgere il tuo lavoro (laptop, telefono, cuffie, ecc.). In questo modo, avrai un comodo accesso al server dell'azienda in cui sono archiviati tutti i tuoi file, contatti e informazioni rilevanti.

Un laptop ha il vantaggio di essere portatile, il che ti permette di cambiare spesso posizione (parleremo più avanti della postura corretta): potrai quindi sederti un po’ sul divano, goderti il ​​sole sul balcone o in giardino.

Considera l'idea di utilizzare un mouse e una tastiera wireless. Se l'ambiente circostante è rumoroso, le cuffie o le cuffie sono indispensabili.

A seconda del tuo lavoro, potresti anche aver bisogno di una stampante e uno scanner, ad esempio per caricare documenti sul cloud e condividerli con il tuo team.

Infine, una fonte di luce naturale è la soluzione ideale, anche se nella tua configurazione non dovrebbe mancare nemmeno una lampada. Gli esperti raccomandano una lampada tra 400 e 600 lux. Alcune lampade regolano la luce in base alla tua attività (concentrazione, studio, rilassamento, ecc.).

Parte seconda: organizzazione dei compiti e comunicazione con il tuo team

Ora che hai trovato il posto giusto e hai tutto il materiale di cui hai bisogno, è tempo di parlare dell'organizzazione quotidiana dei tuoi compiti e di come puoi comunicare con il tuo team.

1. Come organizzare le tue giornate

Il primo passo è creare un piano di lavoro settimanale: quali obiettivi vuoi raggiungere entro il fine settimana? Scriverli ti renderà più facile stabilire le tue priorità, al fine di rispettare le scadenze.

Il secondo passo è dividere il lavoro giorno per giorno. È ancora meglio stabilire in anticipo quanto tempo si desidera dedicare a ogni singola attività.

2. Come comunicare con la tua squadra

Uno dei maggiori vantaggi dello smart working è che potrai stabilire il tuo orario di lavoro (più o meno) in totale autonomia. Tuttavia, è importante garantire la comunicazione con il team. In molte aziende, la comunicazione all'interno dei team è una parte fondamentale e necessaria del flusso di lavoro.

Lavorando da casa, la situazione della comunicazione è totalmente diversa da una normale giornata in ufficio. Se hai una domanda o un annuncio da fare, non puoi semplicemente andare dal tuo collega né hai l'opportunità di uscire con i tuoi colleghi vicino al refrigeratore d'acqua.

Nella quinta parte, puoi trovare alcuni strumenti per renderlo molto più semplice.

Parte terza: raggiungere gli obiettivi e lavorare senza distrazioni

Lavorare da casa è una grande opportunità in termini di concentrazione: non ci sono riunioni, non ci sono colleghi che ti fanno domande: puoi semplicemente chiudere il tuo programma di posta elettronica e dedicarti completamente al tuo compito.

Tuttavia, anche la tua casa non è priva di distrazioni. Per resistere all'impulso di sdraiarti a letto (o accendere la lavatrice, ecc.), Dovresti prestare attenzione ai prossimi punti:

1. Come lavorare in modo efficiente

Innanzitutto, dovresti assicurarti di avere tutto ciò di cui hai bisogno per il tuo lavoro a portata di mano. Alzarsi ogni 5 minuti è controproducente e disturberà la tua concentrazione.

All'inizio della giornata, dovresti determinare quali attività e obiettivi desideri raggiungere entro la fine della stessa giornata. Ovviamente, possono sorgere complicazioni che portano a ritardi giustificati nel lavoro, ma avere un elenco di cose da fare ti consentirà generalmente di lavorare in modo più efficace.

In quest'ottica, impostare una sveglia o un cronometro potrebbe rivelarsi uno strumento utile per aderire al proprio programma di impegni della giornata. Inoltre, è possibile impostare intervalli di tempo in modo che funzionino per un periodo di tempo specifico per un'attività specifica.

Mentre il tempo del tuo cronometro sta scadendo, non controllerai il tuo telefono cellulare, le tue e-mail, ecc. E ti concentrerai invece sul tuo compito.

Infine, dovresti comportarti esattamente come se fossi in ufficio. Non restare in pigiama, inizia e finisci il lavoro allo stesso tempo e prenditi una pausa all'orario prestabilito. Questo non solo ti aiuterà a concentrarti sul tuo compito, ma renderà anche più facile per i tuoi colleghi sapere se e quando possono contattarti.

2. Come lavorare senza distrazioni

Gli smartphone sono probabilmente la più grande fonte di distrazioni, soprattutto quando l'occhio diffidente del capo non ci guarda. Cerca di ridurre la voglia di controllare le notifiche dei social media, i messaggi, ecc. Silenziando il telefono o, ancora meglio, lasciando il telefono in un'altra stanza.

A meno che tu non viva da solo, la seconda distrazione più grande viene dal tuo partner, dai bambini, dai coinquilini, ecc. È essenziale comunicare alle persone con cui vivi che anche se sei fisicamente a casa, stai lavorando e che dovranno rispettare il tuo orario di lavoro.

Infine, continua a lavorare nel tuo spazio di lavoro. Lavorare sdraiati sul divano non è solo sconsigliato perché ti porterà problemi alla schiena, dovresti anche cercare di rendere il più forte possibile l'associazione "scrivania-lavoro".

Parte quarta: benessere mentale e fisico

La sedentarietà, l'impossibilità di uscire di casa, la necessità di stare in un luogo che unisca la tua vita privata a quella lavorativa: tutti questi fattori influenzano il tuo stato mentale e fisico.

Soprattutto in momenti come questo, quando il Coronavirus ci costringe a lavorare da casa, è importante prendere precauzioni per salvaguardare la propria salute.

1. La giusta postura

Lavorare diverse ore al giorno seduti può causare gravi dolori alla schiena. Ecco perché la prima cosa a cui prestare attenzione quando si lavora da casa è la postura corretta.

Passa da seduto a in piedi. Assicurati che la parte superiore dello schermo sia all'altezza degli occhi e che il monitor sia inclinato di 35 °. Per mantenerti in movimento anche da seduto, puoi utilizzare una gym ball e / o una mini-cyclette (pedaliera).

Non dimenticare di ascoltare il tuo corpo. Il nostro orologio interiore può dirci quando è il momento di fermarsi e fare una pausa per rinfrescare il corpo e la mente.

Fai uno spuntino sano, esci sul balcone o in giardino per goderti i primi raggi di sole caldo, fai un pisolino di 20 minuti, yoga, sport, ecc. Il benessere fisico è indispensabile per il tuo benessere mentale.

Arieggia regolarmente il tuo spazio di lavoro per far entrare una buona dose di ossigeno e fai attenzione all'umidità, che dovrebbe essere compresa tra il 40 e il 60%. Infine, disinfetta regolarmente la tastiera e il mouse.

2. Come separare la vita privata da quella lavorativa

Spesso, quando si lavora da casa, è più probabile che si lavori di più perché si tende a operare in base alle proprie risorse energetiche piuttosto che attenersi a un programma.

A casa-ufficio, la giornata lavorativa non finisce quando esci dall'ufficio. Per evitare di affaticarsi eccessivamente con i compiti e per il proprio benessere mentale, è necessario trovare un altro tipo di segnale che segna definitivamente la fine della giornata lavorativa. Questo rito segnerà quindi il confine tra lavoro e vita privata.

Spegnete il laptop, preparatevi un tè, fate dei lavori domestici, rilassatevi sul divano: fate qualcosa che porti il ​​vostro stato mentale in "modalità off".

Parte quinta: 3 strumenti utili per lo smart-working

Per rendere lo smart working piacevole ed efficiente, ecco alcuni strumenti utili di cui avrai bisogno.

Gli strumenti elencati di seguito sono tutti gratuiti, puoi accedervi facilmente con il tuo account Google.

Organizzazione: Trello

Trello è un'app di gestione delle attività per uso privato o aziendale. Questo strumento è come una lavagna digitale con post-it che possono essere spostati nelle colonne "da fare", "fare", "fatto", ecc.

Ogni post-it mostra chi è la persona incaricata di un determinato compito. Hai anche la possibilità di inserire commenti, etichette personalizzate, allegati e scadenze al tuo post-it.

Trello è uno strumento eccellente per tenere d'occhio l'andamento dell'attività (personale o di squadra), che serve bene per lavorare da casa.

Comunicare: Slack

Slack è l'app di messaggistica più utilizzata dalle aziende. Esistono canali pubblici (ad esempio per l'intera azienda o per un team) e canali di conversazione 1: 1 che puoi utilizzare per entrare in contatto con i colleghi.

Può essere utilizzato anche per telefonate e videochiamate da 2 a 15 persone. Oltre a tutto ciò, c'è anche la possibilità di installare l'app sul proprio dispositivo mobile.

Condivisione di file: NAS aziendale

L'azienda dovrebbe dotarsi di un NAS su cui centralizzare i documenti di lavoro in modo che da casa si possa accedere e condividere i dati col proprio team di lavoro.

Abbiamo spiegato in questo articolo come sia importante avere un NAS come strumento essenziale per il telelavoro. La gestione dei dati aziendali e la messa in sicurezza degli stessi è fondamentale oggigiorno per il successo di ogni ufficio.

Conclusione

Lavorare da casa richiede autodisciplina e motivazione. Inoltre, un ambiente di lavoro progettato ergonomicamente con una struttura pianificata offre la possibilità di un lavoro efficiente.


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